Ефективна автоматизація HR-процесів: нюанси та алгоритми дій
Проаналізувавши ринок HR продуктів у світі ми помітили, що за кордоном кожна компанія активно автоматизує основі бізнес-процеси. Там вже давно усі забули що таке таблиці в Excel та Google Forms для опитувань та узгоджень різних питань через паперові документи. Але в Україні є своя специфіка, та багато систем для HR (на кшталт BambooHR, Zoho) не адаптовані під особливості нашого ринку та користування ними коштує досить дорого для невеликих та середніх компаній, навіть тих які працюють в IT сфері.
Так з'явився стартап PeopleForce, який створює альтернативу закордонним рішенням та допомагає значно спростити життя HR спеціалістам в Україні. В цьому матеріалі вони вирішили розказати, що таке автоматизація, навіщо вона потрібна компанії, та з чого почати її впровадження.
В чому суть автоматизації та чому це вигідно компанії та HR менеджерам?
Автоматизація HR-процесів — це можливість на 70-90% позбавитися від рутини, будь це заповнення таблиць про кандидатів, щоденного сорсінгу файлів з датами народження працівників, ручна розсилка запрошень на проходження опитувань та багато іншого. Все це не позбавляє роботи HR-спеціалістів, а тільки робить її менш монотонною, та дозволяє сконцентруватися на вирішенні складних робочих завдань.
Ще вигоди для HR-менеджерів полягають в таких напрямках:
- менше роботи з документацією, більше — с реальними людьми (керівництвом, колегами та працівниками) (згідно з дослідженням, автоматизувавши роботу з документацією, можна зекономити до 14 годин на тиждень);
- більше часу та ресурсів на роботу з кадровою стратегією, програмами навчання, мотивації та корпоративною культурою;
- можливість швидше переходити на вищі посади у компанії, більше працювати з бізнес-процесами, та менше з рутинними завданнями;
- менше стресу й можливих помилок, бо завдяки автоматизації їх кількість значно зменшиться;
- можливість витрачати менше часу на збирання аналітики та її обробку.
Якщо казати про вигоди компанії та інших працівників, то вони такі:
- менше ресурсозатратної комунікації з HR-департаментом, бо маючи доступ до автоматизованої HRM-системи, можна в будь-який момент подивитися які зараз процеси в роботі та на яких етапах реалізації вони знаходяться;
- більш зручний доступ до важливої інформації такої як дати виплат зарплатні, кількості невикористаних днів відпустки та іншої;
- можливість поліпшити HR-бренд шляхом швидкого рекрутингу та електронного підпису та погодження документів;
- поліпшення залученості, задоволеності та лояльності персоналу, що допоможе знизити показники текучості кадрів;
- поліпшення окупності HR-департаменту шляхом підвищення ефективності цих працівників та швидкого рішення рутинних завдань.
Тобто, автоматизація HR-процесів дозволить оптимізувати їх, давши можливість рекрутеру та HR-менеджеру збільшити не тільки свою, але й командну ефективність.
Що можливо автоматизувати?
Скажемо чесно — все автоматизувати не вийде, бо, наприклад, спілкування з людьми потребує прямого залучення у процес HR-специалістів, як й побудування стратегії розвитку департаменту. Також не можна забувати про 2 важливих функції менеджера — планування та контроль, які також не замінити ніяким АІ. Але серед тих процесів, які можна делегувати автоматизованій HRM-системі, є такі:
Рекрутинг. Тут можна автоматизувати більшість рутинних процесів шляхом розробки воронок найму та залучатися тільки, щоб змінювати статуси завдань.
Робота с документацією. Електронне погодження документів допоможе зекономити багато паперу та часу на найм, мати профайли працівників зі швидким доступом до документації, а також позбавить від письмових заяв про відпустки та різних табличок.
Адаптація, онбординг та офбординг. Можна розробити собі чек-лист, проставити інтервали для виконання завдань, назначити відповідальних, а потім просто діяти по ньому. Так вам не потрібно буде тримати в голові безліч організаційної інформації.
Комунікація всередині команди — між ейчаром та колегами, HR відділом та керівництвом. Усі питання щодо керівництва будуть збиратися в одному місці.
Проведення досліджень залученості, вдоволеності працівників, збирання зворотнього зв’язку. Достатньо вибрати шаблон опитування чи створити його самостійно, вибрати працівників (усіх чи деяких, наприклад, тільки в якомусь одному офісі) та розіслати анкети. Результати також прийдуть до системи та будуть відображатися у вигляді діаграм, схем, графіків з можливістю дослідити окремі відгуки та абсолютні показники.
Організація навчання колег. Можна зібрати базу знань в одному місці, сортувати їх по тематиках, рівнях компетенцій та іншим параметрам, до яких у працівники матимуть доступ 24/7.
Управління кар'єрним розвитком працівників. Складання кар'єрних індивідуальних планів, постановка професійних цілей та зручна комунікація по цім питання з колегами.
Розрахунок KPI, контроль мотивації, облік винагород.
Управління інформацією про команду. Усі контакти, дані о кар’єрі, даті народження, інші дані можливо збирати у вигляді карток в одному місці.
9 кроків, щоб почати HR автоматизацію?
Крок №1. Скласти список усіх процесів, завдань, проблем, які є в вашій діяльності, як HR-спеціаліста. Виберіть серед них ті, які потребують багато часу, а ефект від цього не великий. Можете скористатися списком вище.
Крок №2. Розділіть усі процеси по таких категоріях:
важливі та термінові;
важливі, але не термінові;
термінові, але не особливо важливі;
не термінові, та не важливі.
Крок №3. Після налаштування пріоритетів ще раз оцініть організацію HR бізнес-процесів. Наскільки докладно вони прописані, чи можна побудувати з них алгоритми дій, як вони працюють зараз. Чи буває так, що на цьому етапі HR-менеджери розуміють, що на якихось з цих етапах виникають проблеми та не зовсім зрозуміло, як діяти та який результат можна отримати. Треба зробити так, щоб таких пробілів не залишилось.
Крок №4. Повторно передивіться список з процесами, які хотіли й могли б автоматизувати. Можливо, після “кроку №3” він частково зміниться.
Крок №5. Складіть список вимог до HRM-системи, які допоможе все автоматизувати.
Крок №6. Пошукайте можливі варіанти та готові пропозиції на ринку. Виберіть кілька, які найбільш точно підходять під ваш список вимог, закажіть демоверсію та оцініть тарифи для вашої компанії. Зазвичай західні системи, як BambooHR, стартують від $6 за працівника, при цьому аналоги на нашому ринку можуть коштувати усього $1.
Крок №7. Підготуйте презентацію зі своєю пропозицією керівництву, власнику бізнесу чи вашому менеджеру, який приймає рішення та розпоряджається фінансами. Обов'язково розрахуйте вартість використання HRM-системи, її окупність чи економію від її впровадження.
Крок №8. Отримайте схвалення, фінансування та приступайте до впровадження, починаючи з процесів зі статусом “термінові та важливі”.
Крок №9. Через 1-3 місяці використання HRM-системи краще підготувати та презентувати звіт тій особі, яка приймає рішення, щоб показати, що ви мали рацію та все працює так, як ви того очікували.
Для читачів ITCP, HRM-система PeopleForce дає знижку 10% на автоматизацію HR за промокодом: ITCPfriends, а також 2 тижні безкоштовного доступу до всього функціоналу платформи. Автоматизуйтеся!