Сокращаем время закрытия вакансий, чтобы не дать шанса конкурентам?

Рекрутинг это очень драматичное занятие :) “Драма” и “боль” как правило связаны с тем, что какие бы усилия мы не прилагали к поиску кандидатов, это все может быть перечеркнуто нашими конкурентами, которые банально могут сделать оффер (простите за привычку писать слово "офер" с двумя буквами "ф") быстрее.

В современных компаниях принято считать показатель, который называется “Time To Fill” или количество дней между датой, когда вакансия была взята в работу до момента, когда кандидат принял оффер.

По сути “Time To Fill” покрывает все наши рекрутинговые активности, как непосредственно поиск, так и весь процесс собеседований с кандидатами до момента принятия оффера. Так давайте же посмотрим, как и где можно сократить рекрутинговые активности, чтобы делать офферы быстрее.

Сокращаем время на поиске потенциальных кандидатов

Большой кусок времени у рекрутеров как правило отнимает поиск и контактирование кандидатов, чтобы найти тех, кому интересно наше предложение.

Как показывает практика, чтобы получить одного заинтересованного специалиста, нужно контактировать десятки людей, а когда вакансий много, покрытие всех этих позиций хорошими кандидатами может занять недели.

Казалось бы выход простой, найти ещё рекрутера, который усилит команду. И тут мы сталкиваемся с главной проблемой - найти хорошего рекрутера в наше время очень непросто, к тому же, это занимает еще одну “уйму” времени, которой у нас нет. Только на портале DOU в Украине перманентно открыто около 80 вакансий рекрутеров, а это даже больше, чем в некоторых технологиях разработки.

Что можно сделать в такой ситуации? Есть один вариант, который используют некоторые крупные и средние компании, это взять специалиста начального уровня на позицию Recruitment Researcher (название позиции можете назвать как хотите).

Да, вам придется потратить на обучение поиску порядка двух-трех недель своего времени, но зато, вы освободитесь от большого куска рутины и будете получать стабильный поток кандидатов. К тому же, это будет значительно дешевле чем брать опытного рекрутера с рынка плюс в перспективе этот человек может довольно быстро перейти в полный спектр задач по рекрутингу.

Такой человек может покрывать несколько источников поиск, специализированные порталы, размещать вакансии, собирать статистику, а также первично контактировать кандидатов, чтобы представлять вам уже заинтересованных ребят для общения.

Сокращаем время на этапе скрининга резюме кандидатов

Еще один момент, который отнимает уйму времени, это представление команде нерелевантных кандидатов. И время тут тратится не только у вас, но и у технических специалистов, к тому же это дает ложное чувство, что кандидата мы нашли и дело за малым - прособеседовать и сделать оффер.

Тут поможет составление небольшого чек-листа с первичными вопросами для кандидатов. Да, чтобы его составить тоже нужно время, но поверьте, его будет потрачено значительно меньше.

Как это сделать быстро? Сделайте небольшую встречу с техническими специалистами, и спросите, какой опыт наиболее важен для команды, из каких компаний они считают, что кандидаты будут наиболее интересными, и кого из разработчиков, кто мог бы подойти, они знают. На основании этого вы сможете составить несколько вопросов, которые помогут правильно идентифицировать кандидатов, обозначить стратегию поиска и дать больше информации на этапе рассмотрения кандидата технической командой.

Работа с предыдущими кандидатами

Несмотря на большое количество всевозможных рекрутинговых систем, далеко не часто рекрутеры эффективно работают с собственной же базой. Не будет большим секретом, если мы скажем, что количество новых кандидатов на рынке растет не так быстро как хотелось бы, а это значит, что в поиске мы с большой вероятностью столкнемся с пределом возможных контактов.

По нашему мнению, именно с текущей базы и нужно начинать работу над каждой новой вакансией. При чем совершенно без разницы пользуетесь ли вы каким-либо специализированным решением, или же обычной таблицей, лучше изначально побеспокоиться, чтобы ваша база была не просто доступна, но и понятна для восприятия в долгосрочной перспективе.

Систематизируйте информации через стандартизированные маркеры, чтобы по этим маркерам, вам было удобно фильтровать и искать информацию. Если вам часто нужно искать специалистов в одинаковом направлении, такая систематизация быстро позволит вам возвращаться к уже рассмотренным ранее кандидатам.

Делайте шаблоны важной информации о позиции, проекте и компании, чтобы быстрее общаться с кандидатами

Да, мы предлагаем делать шаблоны :) И мы считаем, что это не так плохо, как считают многие наши коллеги. Шаблоны у многих ассоциируются с “сухой” информацией, но на самом деле это не так.

При правильном подходе их вполне можно считать определенной формой рекрутингового искусства. Никто не мешает вам делать красивые “живые” шаблоны, с интересным описанием проекта, требованиями и социальным пакетом вашей компании. Также, как и никто не мешает сделать вам несколько шаблонов для одной и той же вакансии для разнообразия. Именно шаблоны помогут вам быстро и максимально полно отвечать на вопросы от кандидатов, и быстрее доводить дело до конца.

Сократите время на рассмотрение и отбор кандидатов

Звучит банально, но это и правда очень важно. Одна из главных проблем многих компаний это длительность рассмотрения представленных кандидатов техническими специалистами. Мы видели компании, где этот период составляет 3-4 рабочих дня, и за это время специалист уже может получить оффер в другом месте. В таком случае, нужно изначально обсуждать этот вопрос с техническими специалистами и менеджментом и договариваться, чтобы этот срок был максимально быстрым.

Еще один момент. Все мы были свидетелями ситуаций, когда кандидату необходимо пройти 4-5 (а иногда и 7!) этапов интервью, чтобы получить какой-то однозначный фидбэк. Причем в таких случаях, менеджмент часто говорит: “У нас несколько этапов интервью, потому что наш проект и клиент самый-самый!” :) Серьезно?! Мы могли бы поверить в это утверждение, если бы не было компаний, которые готовы принять решение за 1-2 интервью ("да есть Google, Apple и у них тоже много интервью, и мы хотим быть как они, поэтому у нас и собеседований столько же").

Как правило, многие компании, которые нанимают хорошо и эффективно, укладываются в 2 интервью для принятия решения. Если этапов больше, готовьтесь, что вы можете не успевать делать кандидатам офферы.

Если вакансия новая для компании, нам нужно сразу обсудить то, кто будет проводить интервью, сколько этапов ожидается, и как мы можем сократить процесс принятия решений. Если у нас есть два интервью с разными менеджерами, или позиция в несколько разных проектов, нам лучше объединить эти интервью, или сделать чек-лист с темами для вопросов, но уже для технических специалистов.

Одной из наилучших практик на сегодняшний день можно считать разработка и следование так называемой “Skills Matrix”, при которой каждая позиция предполагает определенный набор технических навыков и специалисты собеседуют в разрезе только необходимых навыков, которые требуются на позиции. Это позволяет тратить время только на те вопросы, которые реально нужны при оценке кандидата, и не уводить интервью в сторону, при этом максимально оптимизировав время собеседования.

До сих пор многие боятся делать интервью через сервисы видеоконференций, хотя это выглядит реально очень и очень странно, особенно в IT сфере. Многие вопросы кандидату, в том числе и технические можно задать онлайн и это экономит время. Как минимум, наличие такой опции будет реально удобным для кандидата.

Сюда же отнесем вопрос принятия решения об оффере для кандидатов. Сейчас многие украинские компании всерьез работают над тем, чтобы делать оффер кандидату в течение 24 часов после технического интервью. И если в нашей компании кандидат ждет оффер 2-3 рабочих дня, уже в условное “завтра” это может стать серьезной проблемой для нашего процесса рекрутинга.

Сокращаем время для выхода кандидата в нашу компанию

Важный вопрос, который тревожит больше менеджмент компании и клиентов – сколько времени нужно кандидату, чтобы стартовать на проекте?